在茶水間開心用著早餐
吃到一半突然同事A若有所思的說道: 怎麼韓劇看了這麼久連打招呼的韓文都沒學起來,看來要惡補一下影集了。
一口水差點噴了出來,想都不想我直接回: 不是認真在學的話只會注意到字幕吧!
同事A: 不是啊之後要跟韓國Con-Call,不會韓文要怎麼Meeting? 話剛講完同事B也興致勃勃的加入: 他們也不會講中文吧? 英文溝通比較公平啦。
好的……其實不會講韓文可能多慮了
大多跨國會議都是英文進行的 (中國例外, 我們語言本來就通)。所以事先準備好會議用語、了解好討論主題內容,就可以專業又不失禮貌的留下良好印象了。
本次文章會包含下列內容
確定設備正常運作
準備好雙方見面問候語
了解雙方公司的優缺點
預先設想可能的問題 (研究討論主題)
一、確定設備正常運作
通常跨國會議都是用視訊電話進行的 ( Conference Call、Video Call )。對重要的生意夥伴而言, 成功的談判除了會議氣氛良好外, 設備順利運作更是相當重要。
試想如果雙方正討論到關鍵地方, 但突然視訊斷線、或收音怎樣都不清楚, 那除了印象分數打折扣外, 可能有利的地方也變得被動起來。
為了避免這種情況, 會前設備最好準備兩份, 軟體也要有備案比較安心。
舉例來說, 企業視訊軟體可能會用Zoom、Skype、Google Hangout、Webex等等, 有時候某個軟體突然運作不良, 有額外準備的Plan B會放心很多。
另外手機很常用的Line也相當方便, 之前有次視訊到一半對方斷線, 主持人馬上用Line打過去視訊的救援經驗。
二、準備好雙方見面問候語
開場問候語也要先準備? 不就是打招呼而已? 可能有人充滿疑惑的難以理解, 但實際上問候語是非常關鍵的。
通常外語會議因使用非熟悉的母語, 難免大家感覺不自在 (台灣人還是含蓄了點), 這時候事先準備好的問候語可緩和緊張感, 讓接下來討論主題時更顯自在跟自信。
這點在自己學習外語的經驗也可明顯感覺到:
上課一開始跟外師互動良好的同學, 後續課程問答也相對非常活躍; 但一些程度很好的學生, 一開場沒準備好互動跟寒暄方式, 導致後段課程大多時間顯得緊張或不流暢。
良好的會前準備包含 (1)問候語、(2)結束用語
(1)專業場合問候語可考慮下列:
Hello Mr. Chang, so glad that we have a chance to hold a meeting with you.
Hello Mr. Chang, it’s my pleasure to hold a meeting with you.
Hello Mr. Chang, so nice to talk with you.
Hello可替換成Good morning / afternoon / evening
但不要用Good night (這是睡覺時用的)
(2)通話完畢結束用語
會議結束時盡量避免直接Bye Bye, 這樣感覺非常匆促也有點不禮貌
可試試再次感謝對方參加, 另外可說明後續用哪種方式再次聯繫:
Thank you for being our guests today.
Thank you for taking time to meet with us today.
We appreciate your time for having a meeting today.
後續聯繫方式:
We’ll follow up with you via email / mobile phone ….
We’ll get back in touch with you via email / mobile phone ….
三、了解雙方公司的優缺點
在會議正式開始前有個重要的準備工作要做: 了解雙方公司各自的長處、短處。
為什麼這點重要呢?
舉例來說, 有時會議主題是雙方合作、且兩邊公司規模也差不多大, 這種形式通常氣氛比較圓融, 不太注意小細節也無傷大雅。
但若是一方規模跟對方差距過大, 有時小小的意思傳遞不周, 會議結果可能就是天南地北的不同了。為了避免這種情況, 首先要預演當天的討論主題、避免臨場即興發揮, 另外也要增加我方的自信與籌碼, 盡量免除對話時因緊張的意思模糊。
這邊有個很實用減低緊張的方法 : 先了解雙方優勢領域、或最近是否有些不利的消息傳出。
如果剛好兩邊強項是互補的、或是彼此互相需要的共生關係, 會議時較有底氣與對方要求合作利益, 討論時也比較從容而不急迫。
以自己例子來講, 這次進行的會議方是韓國醫療器材商, 營業項目包含多項專利產品, 也在很多國家包括日本等地區銷售, 但台灣跟中國大陸目前都還沒有。所以這次主要想邀請我們做為銷售夥伴、也可做為以後大陸的跳板。
嚴格來講, 雖然韓國廠商比我們大了點, 但因事先瞭解對方是「有求於我們」, 當天開會其實不太緊張, 想到什麼問題就直接發問了, 也不太注意自己語法是正確還錯誤的。
所以先了解好雙方強項跟背景是重要的準備清單之一。
四、預先設想可能的問題 (研究討論主題)
在正式的合作會議上, 議會流程雙方會先被告知, 也會有個大概討論主題。與會者或列席者可先準備一兩個問題, 方便討論時有機會提出。
當天Meeting預計是對方介紹為主, 簡報完後才開放簡單的雙方QA。 不過後來討論比預計時間還早告一段落, 這時同事想說有準備公司的介紹檔, 在詢問對方後我們也用了約20分鐘報告。
結果意外的效果非常不錯, 彼此都更加理解細部的合作模式, 也多了很多意外的歡樂笑聲。
我自己準備的問題, 主要是想了解產品文獻的證據強度部分。
大部分上市藥品或醫材會選最佳活性對照組來實驗, 若效果相較之下更好、或至少不弱於對照組, 在推廣時臨床使用會放心很多。
(例如我們要賣咖啡, 但不知道消費者口味接受度怎麼樣。這時可以設計跟星巴克咖啡做比較實驗, 如果兩者口味接受度差不多, 就可能宣稱跟星巴克有一樣的滿意度)
這次韓國合作產品的大方向類似某種止痛劑, 不過呢, 他們的臨床試驗對照組大部分是「安慰劑」或者「弱的對照品」。
這樣的設計有點奇怪, 可能他們想讓產品的止痛效力明顯有療效, 才會選擇止痛力不強的對照組做實驗。一方面是保證試驗不會做出不利結果, 這樣資源就白花了, 一方面也可反過來講: 產品的副作用跟安慰劑一樣少, 兩個一樣安全。
下列是當天自己提問的部分內容:
Hello good afternoon, thank you for the wonderful and well-prepared conference presentation. My name is Jordan, I am the pharmacist and medical science liaison of our company.
Here I have one quick question, and maybe we can talk about that in the later discussion.
Is the clinical evidence of your product strong enough to support its marketing?
According to our paper research, most of the clinical trials of your product focus on the comparison of placebo, or some weak active ingredients, like Clohexidine.
As we all know, Clohexidine belongs to one kind of Anti-infection medicine, which doesn’t have the ability to inhibit pain, or reduce the feeling of pain.
Therefore, if we simply use either Placebo or Clohexidine as control group, the clinical result will be very easy to expect: the experiment group (your product) will show stronger efficacy.
So let me repeat my question again.
Is the clinical evidence of your product strong to support its marketing? Thank you.
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